Leidinggevenden beoordelen hun medewerkers jaarlijks en proberen dit objectief te doen. Objectief betekent dat de manager alleen van feiten uitgaat, zonder zijn/haar eigen mening, gedachten of gevoelens te laten meespelen. Maar juist de effectieve, snel schakelende manager heeft een sterke mening en durft zijn gevoel te laten meespelen. Hoe kan HR eraan bijdragen dat medewerkers een eerlijkere beoordeling krijgen, die niet te sterk afhangt van de mening van de manager?

Tijd, locatie, aandacht en behoefte

Het is een utopie om te denken dat mensen objectief waarnemen. Praktische zaken als tijd en locatie spelen een rol. Als een medewerker dagelijks vanuit huis of een andere locatie werkt dan de manager is het extra moeilijk te zien, te horen en te voelen hoe een medewerker opereert. Ook is aandacht belangrijk bij de waarneming. Als we aan een onderwerp geen aandacht besteden, dan nemen we het ook niet waar. Tijdens een goede film op tv valt het nog minder op als je partner naar de kapper is geweest. Datzelfde principe speelt bij medewerkers. Als de manager druk is met van alles, dan valt de medewerker die niet om aandacht vraagt niet op. Iemands behoefte speelt ook een grote rol bij waarnemen. Zoals iemand met honger overal voedsel ziet, zal de manager wiens afdeling klantgerichter moet worden vooral oog hebben voor de medewerkers die daarover goede voorbeelden delen.

Self fulfilling prophecy

De waarnemingen die we doen, interpreteren we op verschillende manieren, zelfs feiten leggen we anders uit. Na de eerste indruk nemen we vooral feiten waar die de eerste indruk bevestigen. Het komt zelden voor dat we dat beeld drastisch bijstellen. Daar bovenop komt het halo-effect, dat ervoor zorgt dat we bij aanwezigheid van bepaalde kwaliteiten al snel denken dat andere kwaliteiten ook aanwezig zijn. Beide effecten worden verder versterkt door de self fulfilling prophecy. De medewerker waarover we positief denken, benaderen we met vertrouwen in een goede afloop, waardoor dat ook veel sneller zal gebeuren.

Over smaak valt niet te twisten

Met deze beperkingen van onze waarnemingen en interpretatie, is het niet verrassend dat een nieuwe leidinggevende regelmatig tot compleet andere inzichten komt over de kwaliteit van de medewerkers. Deze verschillen kunnen we niet wegnemen; we moeten accepteren hoe het menselijk brein werkt. Net zoals we accepteren dat over smaak niet valt te twisten. Want hoe objectief we ook proberen waar te nemen, de ene manager vindt spruitjes lekker en de andere niet.

Rol van HR

De beoordeling van performance en potentieel is enorm belangrijk voor medewerkers. Hun salaris en promotiekansen hangen ervan af en slechte beoordelingen kunnen zelfs tot ontslag leiden. Ook voor de organisatie hebben promoties van de verkeerde talenten, niet-marktconforme salarissen of onterechte ontslagen veel impact. Het is de rol van HR om die risico’s te beperken. De volgende tips kunnen helpen:

Vergroot het aantal beoordelaars

• Door periodiek de inschattingen van performance en potentieel van een groep medewerkers met een breed team te bespreken, worden ook andere indrukken over de medewerker in de beoordeling gebracht.
• Het aantal beoordelaars kan ook vergroot worden door standaard een systeem met 360 graden-feedback te gebruiken. Het oordeel van de manager kan worden afgezet tegen het beeld van anderen die het functioneren van de medewerker kennen.

Werk met feiten en tools

• Er worden veel gegevens verzameld over het functioneren van medewerkers, maar die worden dikwijls niet opgenomen in het beoordelingsformulier. Hoe scoren klanten de afgeronde projecten van de te beoordelen projectleider? Wat is de gemiddelde afhandelingstijd van telefoongesprekken van de servicemedewerker? Wat is de salesomzet van de accountmanager? Gebruik dit, maar realiseer je ook dat je veel niet weet en dat er grote populaties en metingen nodig zijn om betrouwbare scores te krijgen. De betere projectleiders leiden de meer uitdagende projecten, dus is de kans groter dat scores lager zijn. Daarbij zijn de meeste bedrijven niet als een voetbalclub, waar spelers GPS-zenders op hun rug dragen om alle gelopen meters te analyseren. Sterker nog, vanuit privacy mag er steeds minder over de medewerker geregistreerd worden.
• Bij sollicitatiegesprekken wordt het potentieel van medewerkers steeds vaker bepaald met gamebased assessments. Op basis van iemands resultaten in de game, krijg je op een objectieve en wetenschappelijk gevalideerde manier inzicht in de persoonlijkheidskenmerken en capaciteiten van de kandidaat. Deze assessments en andere assessmenttools kun je natuurlijk ook prima inzetten bij de medewerkers die als high potentials in de organisatie zijn gekenmerkt.

Stimuleer jobrotatie

• De houdbaarheidstermijn van managers wordt ingeschat op maximaal zeven jaar. Als je in die periode nog niet alle doelen hebt gerealiseerd, dan wordt het tijd dat een ander dat gaat proberen. Als ze wel zijn gerealiseerd, is het tijd om elders toegevoegde waarde te leveren. Hetzelfde gaat op voor medewerkers. Een nieuwe omgeving helpt bij de ontwikkeling en vitaliteit van medewerkers. Door jobrotatie in de organisatie te stimuleren, zullen manager-medewerker relaties niet vaak langer dan drie jaar bestaan. Medewerkers die altijd zeer goed beoordeeld werden, krijgen nieuwe feedback of dezelfde op een andere manier. Dit kan een stimulans zijn om verder te groeien. En medewerkers die altijd aan de ondergrens zaten, krijgen nieuwe kansen.

Conclusie? 100% objectief beoordelen kan dus niet. Wel kun je als HR de risico’s beperken van promoties van de verkeerde talenten, niet-marktconforme salarissen en onterechte ontslagen. Zo creëer je een werkomgeving waarin jouw medewerkers met vertrouwen hun beoordeling tegemoet kunnen zien.

Dit blog verscheen eerder op Centric Insights https://insights.centric.eu/nl/themes/hr/de-rol-van-hr-bij-het-objectief-beoordelen-van-medewerkers/