Een nieuwe baan beginnen is niet makkelijk. Je stapt in een nieuwe cultuur, leert nieuwe collega’s en nieuwe vaardigheden. Bovendien hebben werkgever en werknemer vaak maar enkele gesprekken om in te schatten of het een goede match is. Niet voor niets vertrekt 28% van de nieuwe medewerkers binnen drie maanden uit hun nieuwe baan.

Dit blijkt uit onderzoek van Robert Half. Het levert frustratie en onzekerheid op voor de medewerker die met veel ambitie startte en leidt tot hoge kosten voor de werkgever. De kosten voor het vinden en onboarden van een nieuwe medewerker bedragen in Nederland gemiddeld € 4.500 door tijdelijke vervanging, inwerken en wervingskosten. Die verdubbelen uiteraard als de medewerker vertrekt.

De inwerkperiode is in de corona-situatie nog moeilijker geworden. De formele inwerkafspraken blijven voor de thuiswerkers nog wel gelijk, maar de informele vallen zo goed als volledig weg. De collega die ziet dat de nieuwe medewerker vastloopt is er niet. De schroom om vragen te stellen, is er in de eerste maanden vaak wel. Daar zit je dan als nieuwe kracht achter het scherm: “lees deze handleiding maar even door en anders staat op het intranet nog veel. Succes ermee.”

Veel organisaties grijpen de corona-crisis aan om naar smart working te gaan. Kantoren krijgen een andere functie en medewerkers zullen veel vaker thuis werken. De toekomstige werksituatie vraagt naar andere methoden om nieuwe medewerkers in te werken, anders zal de 36% vertrek in de eerste maanden alleen maar stijgen.

Start je een nieuwe baan vanuit huis, dan zijn je bureau, het toilet en de koffieautomaat snel gevonden. Maar wat precies je taken zijn, welke doelen het bedrijf heeft en wie er in je team zitten, is moeilijker in te schatten als je niet op kantoor bent. Remote onboarding vraagt om een andere aanpak. En toch verandert niet alles: de theorie blijft namelijk hetzelfde. Appical, leverancier van een eenvoudig te gebruiken platform dat medewerkers bij hun onboarding ondersteunt, adviseert de 4 C’s van effectieve onboarding (Bauer) om organisaties te helpen bij het inwerken van nieuwe werknemers op afstand.

DE 4 C’S VOOR EFFECTIEVE ONBOARDING VANUIT HUIS

1. Compliance: richt een digitale werkplek in

Spannend zo’n eerste werkdag. Je neemt plaats achter je bureau, opent je laptop en… hé, hoe komt je nieuwe werknemer eigenlijk aan zijn werklaptop? Compliance heeft betrekking op alle praktische en administratieve zaken voor een goede start. En dat begint natuurlijk bij de (virtuele) werkplek van een werknemer. Laat materiaal – zoals een computer, telefoon en bureaustoel – thuisbezorgen of plan vooraf een moment in waarop de nieuwe medewerker de spullen kan ophalen. Zorg ook voor duidelijke instructies voor het installeren van alle benodigde software en voor contactgegevens voor eventuele ondersteuning. En zorg dat alle accounts klaarstaan, van email tot Microsoft Teams en alles wat er verder bij hoort. Het zijn simpele stappen, maar je vergeet snel. Check, check, dubbelcheck.

2. Clarification: communiceer de verwachtingen

Duidelijkheid scheppen over verwachtingen en verantwoordelijkheden is belangrijk voor het succes van nieuwe werknemers en het team. Help nieuwe collega’s daarom te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en welke rol zij hebben. Geef bijvoorbeeld een overzicht van lopende en aankomende projecten, met daarin de werkzaamheden van de nieuwe werknemer. Of richt een online omgeving in waar elke werknemer belangrijke informatie op zijn gemak terug kan kijken. Pas wel op dat je niet te veel informatie tegelijkertijd deelt. Geef iemand de tijd om de organisatie te leren kennen en check af en toe of hij/zij alles begrijpt.

3. Connectie: hang online de slingers op

Verbondenheid met de organisatie en collega’s is een belangrijke factor voor het werkgeluk van werknemers. Maar tegelijkertijd is die verbinding flink gedaald sinds de tweede coronagolf, blijkt uit onderzoek van Moneypenny, Nyenrode Business Universiteit en de Open Universiteit. We missen persoonlijk contact en de informele gesprekken die je op kantoor hebt met collega’s. En dat is natuurlijk niet zo gek als je alleen je partner, kind of kat tegenkomt bij het koffiezetapparaat. Dus, hoe creëer je online verbondenheid met een nieuwe medewerker?

Gelukkig zijn er tegenwoordig genoeg mogelijkheden om iemand op afstand welkom te heten. Laat een welkomstpakket bezorgen op de eerste werkdag, wijs een buddy aan, maak een filmpje waarin de directeur zichzelf voorstelt of geef een virtuele tour door het kantoorpand. En zorg tenminste voor een videocall aan het begin van de eerste werkdag, zodat de nieuwe werknemer gezichten bij de namen heeft.

Laat nieuwe medewerkers daarnaast virtuele koffiedates inplannen om de collega’s waarmee het meest contact is in de eerste week te leren kennen. Het leggen van contacten laat ook zien dat je als organisatie het belangrijk acht dat nieuwe medewerkers een persoonlijk inwerktraject doorlopen door 1-op-1 contact te faciliteren. En de medewerker kan direct starten met het bouwen van een netwerk.

4. Cultuur: maak formele en informele regels zichtbaar

Officiële regels kun je uiteenzetten op het intranet of aanbieden meteen e-learning. Maar wees je er ook van bewust dat een bedrijfscultuur uit formele en informele regels bestaat. Deze regels worden vaak vergeten, omdat ze vanzelfsprekend zijn voor werknemers die al langer in dienst zijn. Voor de nieuwe werknemer kan dit op afstand moeilijk te ontdekken zijn. Leg daarom in de eerste dagen uit hoe collega’s met elkaar communiceren, hoe beslissingen worden genomen, maar ook hoe belangrijk het is om aan (digitale) borrels of uitjes mee te doen. En draag deze ongeschreven regels ook zelf uit in elk contact.

Om informele informatie te delen, kun je als organisatie ook een buddy aanwijzen. Die kan vertellen over hoe de informele dingen binnen het bedrijf werken. De nieuwe nieuwe medewerker heeft ook meteen iemand om op een informele manier mee te communiceren.

Nog eentje dan: Check Back

Communicatie is key, ook binnen remote onboarding. Toets daarom regelmatig hoe het inwerkproces verloopt. Vraag je nieuwe medewerker gewoon eens hoe het gaat, of hij/zij zich al thuis voelt in de organisatie, wat minder goed gaat of duidelijk is, en kijk samen naar mogelijke verbeterpunten. Fijn voor jullie eerste samenwerking, maar ook voor de volgende.DICHTVOUWEN

Een goed inwerkprogramma zorgt dat er tot wel 25% verbetering in retentie van medewerkers kan worden gehaald. Daarbij komt ook nog eens dat de productiviteit van medewerkers die een goede onboarding hebben gehad met gemiddeld 11% stijgt. De gemeente Hoeksche Waard startte al voordat de corona-periode begon met digitale methoden voor onboarden en leren. Karien Spruijt, HRM-adviseur: “Nieuwe medewerkers kregen al voor Corona toegang tot Motion Onboard, powered by Appical, een digitale omgeving om kennis te maken met de gemeente. We pasten wel onze introductiedag aan, die moest natuurlijk digitaal. Tijdens de introductiedag gaven we bijvoorbeeld ook trainingen over het gebruik van systemen, die hebben we verschoven naar digitale leerlijnen via Studytube. Nieuwe medewerkers kunnen dat nu op hun eigen tempo doen tijdens hun inwerkprogramma. Soms worden natuurlijk nog wel fysieke afspraken gemaakt tussen de mentor en de nieuwe medewerker, al zijn dat nog steeds uitzonderingen. Dat zal met het versoepelen van maatregelen wel toenemen. Juist voor inwerken en overleg komt fysiek samenzijn terug. Individueel werken zal ook in de toekomst veel meer vanuit huis gebeuren, verwachten we.”

Johan Saton, Datamanagement consultant startte op 1 april 2020 bij zijn nieuwe werkgever Valid en heeft de uitdagingen van onboarden vanuit huis ervaren. “Twee keer zelfs, als consultant startte ik eerst bij mijn nieuwe werkgever Valid en startte ik twee weken later als consultant op een project bij een klant van Valid. Gelukkig duurde de periode zonder opdracht maar twee weken. Mijn nieuwe werkgever Valid had van de nood een deugd gemaakt. ‘Start nou maar rustig op, lees deze procedures, maak kennismakingsgesprekken en maak je niet druk.’ Nou, dat deed ik natuurlijk wel. Bij eerdere onboardings op locatie ontmoette ik mensen bij de koffiemachine en hoorde van interne projecten, waar ik al snel een bijdrage probeerde te leveren. Dat is vanuit thuiswerken anders, kennismakingen gaan via formele lijnen. Al snel werd ik ongeduldig. Mijn onboarding op mijn eerste project via Valid ging soepel, ik draaide meteen mee in een projectstructuur. Ik realiseer me extra hoe belangrijk rituelen zoals een dagstart zijn. En bij Valid bouw ik een relatie op met collega’s via evenementen als een online pubquiz en een online escaperoom. Binnenkort zie ik mijn collega’s in het echt, dat zal best vreemd zijn.”

Deze blog verscheen eerder op Centric Insights: https://insights.centric.eu/nl/themes/hr/onboarding-vanuit-huis/